【予防こそコスパ最強】緊急度と重要度のマトリクスから学んだこと

この記事の要旨

• 緊急度と重要度のマトリクスでタスク(要素)を整理できる
• 左上(緊急度：低、重要度：高)のタスク(要素)を放置すると右上(緊急度：高、重要度：高)にスライド
• 左上のタスク(要素)に早めにリソースを投入したほうがコスパがいい

重要度と緊急度を２軸にとったマトリクス

上の図はどこかでみたことがある人も多いと思います。

横軸は緊急度、縦軸は重要度となっていて、

右に行くほど緊急度が高く、上に行くほど重要度が高くなります。

例えば……

明日に人生を左右するかもしれないようなプレゼンがひかえていて、そのプレゼン資料の作成がまだ終わっていない状況なら、

「プレゼン資料の作成」は右上(緊急度：高、重要度：高)の象限に分類されます。

食べた棒付きアイスに「あたり」の文字があった、という状況なら、

「アイスを引き換えに行く」は左下(緊急度：低、重要度：低)の象限に分類されます。

そもそもの目的は優先順位を決めること

このように、ひとつひとつのタスク(要素)について緊急度と重要度を評価し、分類できます。

分類しておしまい、ではなく

タスク(要素)を４つのグループに整理して、優先順位をつけるのです。

重要度の低い下ふたつに属するものに投入するリソースを減らして、

重要度の高い上ふたつに属するものに多くのリソースを投じましょう。

という風に聞けば、

そりゃそうだろうなぁ😅

という感じですよね。

なぜ左上(緊急ではないが重要)が最も大事なのか

重要度の高い上ふたつのうち、左上(緊急度：低、重要度：高)に一番リソースを使え

とよく言われていますが、

「え？右上(緊急度：高、重要度：高)じゃないの？」

と疑問に思っていましたが、最近ようやく理解できました。

左上(緊急度：低、重要度：高)の優先順位を高めたほうがいい理由は

右上(緊急度：高、重要度：高)のタスク(要素)の発生原因が、左上のタスク(要素)にある

というパターンが非常に多いからです。

言い換えると、

左上を放置していると次第に右にスライドしていく

ということになります。

よくよく考えてみると当たり前のことでした。

時間が経てば、その分の時間的な猶予が減って緊急度が増します。

つまり、時間とともに少しずつ右に横滑りしていくのです🏂

左上(緊急度：低、重要度：高)にリソースを投下するメリット

「ただ右にスライドするだけなら、スライドしてからやればいいのでは？」

わたしも最初はそう思ったのですが、どうやら横滑りしただけじゃないようです。

スライド(放置)すればするほど、掛かるコスト(必要なリソース)が増える

というのが答えです。

逆に言えば、

できるだけ早い段階で左上(緊急度：低、重要度：高)にリソースを投入すればコストを抑えられる

ということになります。

具体例をいくつか挙げてみます。

「歯医者に定期的に検診に行く(左上)」と「歯医者には虫歯になったら行く(右上)」

「歯医者に定期的に検診に行く(左上)」の場合、時間とお金はかかりますが、

自分の歯の状態を把握できるし、虫歯があった場合は早期に治療できます。

歯を将来に残せるし、虫歯の痛みで生活や仕事の質を落とすことはありません。

「歯医者には虫歯になったら行く(右上)」の場合、定期的に歯医者に行く手間はかかりません。

しかし、虫歯に気が付くのは症状が進行してからなので、

虫歯で痛い思いをするし、歯医者にも結局行くし、虫歯の治療費も高い。

最悪の場合には抜歯しなくてはいけないので、差し歯などにものすごくお金がかかります。

結果的には「歯医者に定期的に検診に行く(左上)」のほうが失うもの(コスト)が少ないことがわかります。

プレゼン資料を「すぐ作り始める(左上)」と「先延ばしにする(右上)」

例えば、他の業務もあるなかで、２週間後に部内の会議で使うプレゼン資料の作成を上司に指示されたとします。

「すぐ作り始める(左上)」の場合、２週間あるので上司に資料チェックのアポイントメントを取ることは簡単でしょう。

上司に３日後にチェックをお願いできたならば、チェック当日までにざっくり資料の構成など大枠部分を作り、その修正をしてもらったり、

自分の最終的なプレゼン資料のイメージと上司の求めているもののギャップを確認できます。

こまめに上司とイメージを擦り合わせながら作れば、ムダな作業が少なくなるハズ。

プレゼン資料は上司の求めるものに近いものが出来上がるでしょう。

「先延ばしにする(右上)」の場合、残り５日で急いで一気にプレゼン資料を作ります。

３日でできたとして、残り２日。

さあ、上司にチェックしてもらおう！

と思ったら、上司が急な出張でチェックしてもらえない。なんてことも。

急いで作ったプレゼン資料の質は低いし、

上司が求めていた内容とズレているパターンも……。

両者を比べると、手間は少し掛かるけど圧倒的に「すぐ作り始める(左上)」のほうが生産性が高い。

自分の生活や活動に活かせる部分はないだろうか？

左上(緊急度：低、重要度：高)にできる限り早くリソースを投じる。

つまり、右へのスライドを予防することの重要さを知り、どうにか自分の日常に活かせないかと考えています。

具体例で出した虫歯ですが、わたしも長らく歯医者に行っていなかったので、急いで歯医者に行ってきました。

２本虫歯があり、即削られました😨

歯を削る甲高い音を聞きながら、毎日の歯磨きの重要性を強く噛みしめました(現実には口をひらいてましたが)。

生活習慣など、健康面については全般的に予防に力を入れたい‼

右にスライドした時に失うものが、二度と取り戻せない可能性もあると思えば……やるしかないっ！

後回し、先送りも合理的な理由がない限りはやめようと努力しています。

後回しと先送りでタスクがたまると、

たまったタスクをおぼえておいたり、メモしたりすることにもコストがかかると気がついたからです。

結論、予防と即やるがコスパ最強💪

まとめ

• 緊急で重要なことの多くが、緊急でないが重要なことを放置して生まれる
• 緊急でないが重要なことに早めに着手したほうが結果的にコスパがいい
• 健康面は放置すると取り返しがつかない場合もあるので予防が超重要

Thank you for reading😄